Nach der Messe ist nach der Planung: Budget, Zeitplan, Kommunikation
Messemarketing Teil 5
Ein Messeauftritt braucht nicht nur Herz und Haltung – sondern auch einen klaren Plan und ein realistisches Budget. Denn nichts ist ärgerlicher, als wenn gute Ideen an Zeitdruck oder vergessene Kosten scheitern. Ein strukturierter Messefahrplan gibt Sicherheit, spart Nerven – und hilft dabei, den Auftritt inhaltlich wie finanziell auf Kurs zu halten.
In diesem Beitrag bekommst du konkrete Impulse zur Budgetplanung, zum idealen Zeitplan und zur begleitenden Kommunikation, die deinen Messeauftritt wirksam macht.
1. Budgetplanung – woran Bestatter oft nicht denken
Ein Messestand kostet Geld – aber nicht nur für Standmiete und Broschüren. Gerade in der Vorbereitung und im Nachgang verstecken sich viele Kosten, die leicht übersehen werden.
Typische Budgetpositionen:
• Standmiete (meist nach Größe & Lage gestaffelt)
• Planungskosten (z. B. externe Gestalter, Grafik)
• Bau & Ausstattung (Mobiliar, Deko, Technik)
• Transport & Versicherung (z. B. Auf- und Abbau, Spedition)
• Werbemittel & Kommunikation (Flyer, Plakate, Giveaways)
• Personal & Catering (auch für Vor- und Nachbereitung)
• Nachbearbeitung & Evaluation (z. B. Leads aufarbeiten, Feedback einholen)
➡️ Tipp: Plane einen Puffer von 10–15 % für Unvorhergesehenes ein – etwa Stromanschlüsse, Spontanbedarf oder Nachdrucke.
2. Der Zeitplan: Früh anfangen spart Stress
Ein Messeauftritt ist wie eine Theateraufführung – der Erfolg liegt in der Probezeit. Wer rechtzeitig beginnt, kann mit Ruhe, Qualität und Kreativität planen.
Ein bewährter Fahrplan:
12 Monate vorher:
• Ziele definieren
• Messe auswählen und Standplatz buchen
• Grobes Konzept entwickeln
6–4 Monate vorher:
• Standgestaltung entwerfen
• Personalplanung & Teamfestlegung
• Werbematerial in Auftrag geben
• Pressearbeit vorbereiten
3–2 Monate vorher:
• Einladungen verschicken
• Anzeigen & PR-Texte platzieren
• Präsentationsabläufe testen
• Giveaways beschaffen
1 Monat vorher:
• Messestand fertigstellen
• Gesprächsleitfäden & Checklisten finalisieren
• Kontaktpflege vorbereiten (CRM, Listen, Notiztools)
• Material versandfertig machen
Während der Messe:
• Pressemappen bereithalten
• Social-Media-Posts vorbereiten
• Fotodokumentation anfertigen
➡️ Tipp: Erstelle einen realistischen Projektplan mit Verantwortlichkeiten – auch für die Zeit nach der Messe!
3. Kommunikation: Wie du auf dich aufmerksam machst
Ein schöner Stand allein reicht nicht – er muss auch gefunden werden. Deshalb braucht es begleitende Kommunikation: persönlich, digital und medial.
Kommunikationsmaßnahmen vor der Messe:
• Einladungen an bestehende Kontakte (postalisch + digital)
• PR-Arbeit: Pressemeldung an Lokal- und Fachpresse
• Social Media: z. B. „Wir sind auf der Messe XY – besuchen Sie uns!“
• Newsletter & Website-Hinweise
• Kooperationspartner einbinden (Hospize, Vereine, Gemeinden)
Während der Messe:
• Pressemappe am Stand bereithalten (mit Hintergrundinfos & Bildern)
• Live-Eindrücke posten (z. B. auf Instagram oder Facebook)
• Besucher gezielt ansprechen: z. B. mit kleinen Gastgeschenken, Giveaways mit Symbolkraft
➡️ Tipp: Setze auf persönliche Kommunikation – nichts wirkt besser als eine Einladung von Mensch zu Mensch.
4. Was gut geplante Messeauftritte auszeichnet
- Sie starten früh – mit Struktur und Ziel
- Sie haben alle Kosten im Blick – und keine bösen Überraschungen
- Sie binden Medien, Partner und Kunden frühzeitig ein
- Sie denken ganzheitlich – von Einladung bis Nachkontakt
Ein Messeauftritt ist ein Projekt – aber eines, das sich lohnt. Nicht wegen der Fläche, sondern wegen der Wirkung.
5. Messe-Erfolg auswerten – damit sich die Arbeit lohnt
Zum Abschluss gehört auch ein kritischer Blick zurück:
- Wie viele Kontakte wurden geknüpft?
- Welche Gespräche führten zu konkreten Anfragen?
- Was lief gut – was nicht?
- Was möchten wir beim nächsten Mal anders machen?
Binde dein Team ein, sammle Feedback – und nutze diese Erkenntnisse für den nächsten Messeauftritt.
Tipp: Messeerfolg ist nicht immer messbar in Euro. Auch Vertrauen, Sympathie und Sichtbarkeit sind echte Ergebnisse.
Fazit: Struktur schafft Freiheit – auch auf der Messe
Wer plant, gewinnt. Nicht an Kontrolle – sondern an Spielraum. Eine kluge Vorbereitung entlastet das Team, erhöht die Professionalität – und macht die Messe zu einem Erlebnis für alle Beteiligten.
Denn gute Wirkung ist kein Zufall, sondern Ergebnis einer klaren Idee und einer durchdachten Umsetzung.
Nächster Artikel der Serie:
„Nach der Messe ist vor dem Geschäft: Follow-up richtig machen“ – über das unterschätzte Messe-Nachgeschäft und wie man Kontakte wirklich nutzt.