Planen Sie, ein Trauercafé für trauernde Angehörige zu eröffnen, wissen jedoch nicht genau, welche Schritte dafür nötig sind? Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie erfolgreich ein Trauercafé konzipieren, organisieren und umsetzen können.

Doch wichtig ist bei all den praktischen Überlegungen auch, realitische Erwartungen zu hegen. Viele Bestatter sind aufgrund falscher oder überzogener Erwartungen bitter enttäuscht. Wenn ich dann in meinen Seminaren und Beratungsgesprächen nachfrage, dann zeigt sich immer wieder, dass die Grundannahmen einfach nicht realitisch waren. Dann sind Enttäuschungen leider vorprogramiert.

1. Konzeption erstellen

Bevor Sie starten, sollten Sie ein schriftliches Konzept erarbeiten. Dieses Dokument hilft Ihnen unter anderem Folgendes zu klären:

• Zielsetzung:
  Welche Angebote und Formate möchten Sie bereitstellen?

• Zielgruppe:
  Für welche Trauergruppen (z. B. verwitwete Eltern, Angehörige nach Suizid) richten Sie Ihr Café aus?

• Ressourcen:
  Wie viele ehrenamtliche Helfer oder Fachkräfte stehen Ihnen zur Verfügung?

• Analyse des Wettbewerbs:
  Welche ähnlichen Angebote gibt es in Ihrer Region?

• Terminplanung:
  Wann und wie häufig soll das Treffen stattfinden?

• Budgetplanung:
  Welche finanziellen Mittel sind notwendig?

2. Was ist ein Trauercafé?

Ein Trauercafé ist weit mehr als ein gewöhnlicher Treffpunkt bei Kaffee und Kuchen. Es bietet trauernden Menschen einen geschützten Raum, um in Gemeinschaft über ihre Verluste zu sprechen und sich gegenseitig zu stützen.
Anders als im Alltag, wo oft wenig Zeit oder Verständnis für Trauer aufgebracht wird, nehmen Trauercafés diese Bedürfnisse ausdrücklich ernst.

3. Professionelle Begleitung

4. Zielgruppendefinition

Offen für alle Trauernden zu sein, klingt zwar inklusiv, führt aber oft zu sehr heterogenen Gruppen, in denen Betroffene nur schwer zueinanderfinden.

Aber es ist genau dieses Zueinanderfinden, daß ein Trauercafé für die Teilnehmenden wertvoll macht. Zwar gibt es keine Platzkarten, aber die richtigen Menschen zusammenzuführen, das ist die Kunst der Gastgeber bei einem Trauercafé.

Das Steuerelement ist die Ansprache der Zielgruppe: Deshalb empfiehlt es sich, die Einladungen klar zu formulieren und Teilnehmer*innen mit ähnlichen Biografien anzusprechen. So kann eine harmonische Atmosphäre und ein stärkeres gegenseitiges Verständnis entstehen.

5. Ablauf eines Trauercafés

6. Zeit- und Organisationsaufwand

Ein Treffen dauert meist zwei bis drei Stunden. Hinzu kommt jedoch erheblicher Vor- und Nachbereitungsaufwand:

• Einkauf und Bewirtung

• Werbung und Öffentlichkeitsarbeit

• Telefonate und Koordination

• Dokumentation & Evaluation

• Supervision und Fortbildung des Teams

Rechnen Sie daher insgesamt etwa fünf Stunden Arbeitszeit pro Veranstaltung ein.

7. Personalbedarf und Aufgabenplanung

Für einen reibungslosen Ablauf empfiehlt sich ein Kernteam von drei bis fünf Personen. Typische Aufgaben:

• Empfang & Begrüßung

• Service & Bewirtung

• Moderation & Gesprächsführung

• Themen-Impulse & Einzelgespräche

• Öffentlichkeitsarbeit

• Nachbereitung & Dokumentation

Ohne eigene Erfahrungswerte lassen sich Zeit- und Kostenansätze gut aus vergleichbaren Projekten ableiten.

8. Finanzierung und Kostenstruktur

Typische Ausgaben:

• Kaffee, Tee, Getränke

• Gebäck und Snacks

• Geschirr, Dekoration

• Personalkosten (ehren- oder hauptamtlich)

• Werbe- und Informationsmaterialien

• Fortbildung und Supervision

Insbesondere Werbung und fachliche Begleitung werden oft unterschätzt. Planen Sie diese Posten frühzeitig ein.

9. Praktische Erfahrungen aus der Bestatter‑Praxis

Enttäuschende Erfahrung

• geringe Resonanz
  Trotz guter Absichten melden Bestatter häufig nur wenige Besucher zu Trauercafés.

• wenig Bekanntheit
  Fehlende Bekanntheit im regionalen Umfeld, aber auch Scheu und Überschneidungen mit anderen Trauerangeboten reduzieren die Teilnehmerzahl.

Wirtschaftliche Bewertung

• Kosten‑Nutzen‑Abwägung:
  Trauercafés lassen sich oft ohne große Zusatzkosten in bereits vorhandenen Abschiedsräumen durchführen
  Bundesverband Bestattungsbedarf e.V..

• Image & Kundenbindung:
  Auch bei geringer Besucherzahl stärken Trauercafés das Vertrauen der Hinterbliebenen in den Bestatter als Begleiter über die reine Dienstleistung hinaus Bundesverband Bestattungsbedarf e.V.
  

• Realistische Planung:
  Beziehen Sie in die Kalkulation ein: Personalstunden, Werbung, Materialkosten und Fortbildung. Ein klar definiertes, schlankes Konzept verhindert, dass der Aufwand die möglichen Vorteile übersteigt.

Fazit

Trauercafés sind ein wertvolles Angebot, doch ihre Wirkung bleibt oft auf eine relativ kleine Zielgruppe beschränkt.

Für Bestatter lohnt sich das Engagement nur langfristig, dann kann ein Trauercafé zu besserer Kundenbindung und einem positiven Image führen.

Eine realistische Bedarfs‑ und Kostenplanung sowie eine gezielte Ansprechpartner-Struktur helfen, Enttäuschungen zu vermeiden und den langfristigen Nutzen zu maximieren.

Weitere hilfreiche Informationen:

Falls Sie neugierig geworden sind, dann lesen Sie doch meine letzten zwei Buchtipps nach:

„Aufbau und Leitung eines Trauercafés“ von Monika Müller-Hermann

„Praxisbuch Trauercafé“ von Mechthild Schroeter-Rupieper