Auf der Befa in Mannheim – Ende 2025 – war Künstliche Intelligenz noch kaum ein Thema. Interessant war es für Vordenker und Early Adopter.

Auf der Forum Befa 2026 in Düsseldorf war KI das Thema. Kein Gespräch ohne es. Kein Softwarestand ohne KI-Funktion. Fünf von neunzehn Kongressvorträgen befassten sich direkt damit, weitere sechs mit Digitalisierung – mit erheblichen Überschneidungen.

In einem Jahr hat die Bedeutung von KI in unserem Leben so zugenommen, dass sie schon binnen eines guten halben Jahres Eingang in die Verwaltung von Bestattungshäusern gefunden hat. Was in Mannheim noch Ankündigung war, ist heute integrierter Bestandteil. Was gestern diskutiert wurde, wird heute gezeigt.

Der Kongress war aufschlussreich – nicht, weil er große Visionen zeigte, sondern konkrete Anwendungen.

Christian Lang, CEO von Rapid Data, betonte: Kaum eine Branche habe so viel zu gewinnen, wenn KI die richtigen Aufgaben übernähme. Denn was Bestatter am dringendsten brauchten, sei Zeit – Zeit für Menschen. Und genau die könne KI freischaufeln, wenn sie Routineaufgaben übernähme: Dokumentation, Schriftverkehr, Terminkoordination, behördliche Vorgänge.

Stephan Rüttenauer von Clever One stellte ein Produkt vor, das er selbst als „ChatGPT für Bestatter“ bezeichnet – vollständig DSGVO-konform, direkt in die Bestattersoftware integriert. Kein externes Tool, kein Datenschutzrisiko, kein Umweg über private Accounts. Das sei der entscheidende Unterschied zu dem, was viele Mitarbeitende heute auf eigene Faust täten, die gängigen Chatbots nutzen.

Dr. Daniel Alt beschrieb KI als „digitalen Kollegen“ – einen, der die zeitfressende Schreibarbeit übernähme, damit Bestatter und ihre Teams sich auf das konzentrieren könnten, was nur Menschen können: Angehörige durch ihre schwerste Zeit begleiten.

Tobias Gantner von HealthCare Futurists öffnete den Blick auf das Weitreichendere: digitale Erinnerungskultur, Lebenswerke, die über den Tod hinaus wachsen können – und die Grenzen dieser Entwicklung. Keine Death Bots, kein Mind Upload. Sondern würdige Formen des digitalen Gedenkens.

In der Ausstellerliste der Befa 2026 finden sich unter Software & Online-Services über zwanzig Anbieter – von Rapid Data und SDS Software über Clever One und Lutz System bis zu neueren Anbietern wie Grievy, Trosthelden, fino memoria oder funi App. Gemeinsam decken sie nahezu alle digitalen Prozesse des Bestattungsbetriebs ab.

Was auffiel: Dort, wo auf der Befa in Mannheim noch wenige KI erwähnten, war es 2026 kaum möglich, einen Software-Stand zu besuchen, ohne auf KI-gestützte Funktionen zu stoßen. Automatische Texterstellung für Trauerdruck und Traueranzeigen. Dokumentenmanagement mit KI-Unterstützung. Digitale Vorsorgeportale, die Daten intelligent vorausfüllen. Chatbot-Funktionen für Websites, die Anfragen rund um die Uhr entgegennehmen.

Das Tempo dieser Integration ist bemerkenswert. KI ist nicht mehr ein Extra-Feature – sie gehört zur Grundausstattung.

RapidData – Rapid Next

Der Marktführer mit über 1.800 Kundenunternehmen hat auf der Befa sein neues Produkt Rapid Next präsentiert – den eigenen Angaben nach die nächste Generation cloudbasierter Bestattersoftware, entwickelt gemeinsam mit Bestatterinnen und Bestattern. Rapid Next integriert KI direkt ins System: für Recherchen, Auswertungen und Büroaufgaben – sicher, DSGVO-konform, ohne externe Tools. Das Versprechen: bis zu 2,5 Stunden Zeitersparnis pro Sterbefall. Das Produkt ist nach Angaben des Unternehmens bereits in der Praxis angekommen.

Clever One – KI-Assistent direkt in der Software

Das Rosenheimer Unternehmen zeigte einen vollständig integrierten KI-Assistenten – von Stephan Rüttenauer im Kongress als „ChatGPT für Bestatter“ vorgestellt. DSGVO-konform, direkt in die bestehende All-in-One-Lösung eingebettet, ohne externe Accounts. Keine Schatten-KI, kein Datenschutzrisiko – sondern KI als selbstverständlicher Teil des täglichen Werkzeugkastens.

EPOS / Elektronik Printing – schnelle Integration, eigener Chatbot

Elektronik Printing präsentierte mit EPOS eine All-in-One-Plattform, die Bestattungssoftware, digitales Schaufenster und Gedenkraum vereint. Besonders auffällig: die Geschwindigkeit der KI-Integration und ein eigener Chatbot, der Anfragen rund um die Uhr entgegennimmt. Hosting in Deutschland nach ISO 27001, DSGVO-nativ. Dass ein etablierter Trauerdruck-Anbieter so schnell eine eigenständige Softwareplattform mit KI entwickelt, zeigt das Tempo der Branche.

IDA / Dr. Daniel Alt & Karla Wilisch – Pioniere mit Geschichte

Das Institut für Innovation und Digitalisierung (IDA) um Dr. Daniel Alt und Karla Wilisch ist in der Branche bekannt. Nach eigenen Angaben entwickelten Sie schon bevor ChatGPT ein Begriff war, einen KI-gestützten Chatbot für Bestatter. Er sollte 24 Stunden am Tag Anfragen entgegennehmen und beantworten können. Ein „digitaler Kollege“ – einem, der Schreibarbeit übernimmt, damit Bestatter das tun können, was nur Menschen können.

Am Rande der Messe klang immer wieder ein Thema an, das offiziell kaum ein Thema ist: die unkontrollierte Nutzung von KI-Tools durch Mitarbeitende.

Schatten-KI – der Begriff dafür, wenn Beschäftigte KI-Werkzeuge nutzen, ohne dass IT oder Datenschutzbeauftragte davon wissen. Nicht aus böser Absicht, sondern aus Pragmatismus: Das Tool ist gut, es ist kostenlos, es ist schnell.

Die Zahlen dazu sind ernüchternd. Laut einer Bitkom-Studie aus 2025 gehen vier von zehn Unternehmen davon aus, dass ihre Mitarbeitenden KI-Anwendungen über private Zugänge nutzen. Eine Handelsblatt-Umfrage aus dem gleichen Jahr beziffert den Anteil der Beschäftigten, die KI-Tools ohne Freigabe nutzen, auf sieben von zehn. Und laut einer ZEW/BMAS-Studie tun das 60 Prozent der Beschäftigten in Deutschland.

Für Bestattungsbetriebe ist das kein abstraktes Problem. Wer Namen von Verstorbenen, Adressen von Angehörigen oder sensible Gesprächsinhalte in ein nicht genehmigtes KI-Tool eingibt, begeht möglicherweise einen DSGVO-Verstoß – unwissentlich, aber real. Die Konsequenzen können empfindlich sein.

Der EU AI Act, der seit Februar 2025 verbindlich gilt, verlangt von Unternehmen zudem eine Dokumentation der eingesetzten KI-Systeme. Wer nicht weiß, welche Tools im eigenen Betrieb genutzt werden, kann diese Anforderung nicht erfüllen.

Die gute Nachricht, die Besucher von der Messe mitnehmen: Es gibt Lösungen. Und die Befa 2026 hat einige davon gezeigt.

Integrierte, DSGVO-konforme KI-Lösungen sind die Antwort auf das Schatten-KI-Problem. Sie bieten die Effizienz der modernen KI-Tools, ohne die Datenschutzrisiken. Daten bleiben im System, Verträge sind vorhanden, Verantwortlichkeiten sind klar.

Da eine große Zahl von Bestattungsunternehmen bzw. von Bestattern nicht groß und finanzstark genug sein dürften, um eigene Lösungen zu entwickeln, ist eine integierte Lösung im Softwarpaket oder ein ergänztendes KI-Tool die wahrscheinlichste Lösung.

Für Bestattungsbetriebe empfiehlt sich ein strukturierter Umgang:

• Bestandsaufnahme: Welche KI-Tools werden im Betrieb tatsächlich genutzt – auch inoffiziell?
• Klare Richtlinien: Was ist erlaubt, was nicht? Mitarbeitende brauchen Orientierung, keine Verbote ohne Alternativen.
• Sichere Alternativen bereitstellen: Wer keine freigegebenen Tools anbietet, treibt Mitarbeitende in die Schatten-Nutzung.
• Datenschutz im Blick: Keine personenbezogenen Daten in externe, nicht geprüfte Tools. Das gilt besonders für Namen von Verstorbenen und Angehörigen.
• Schulung: KI-Kompetenz ist keine Selbstverständlichkeit – und sie schützt vor Fehlern.

Abseits der Sicherheitsfragen: Wo bringt KI heute schon echten Mehrwert für Bestatter?

• Texterstellung: Traueranzeigen, Danksagungen, Trauerdruck-Texte – KI kann Entwürfe in Sekunden liefern, die der Bestatter dann personalisiert und freigibt.
• Dokumentation: Gesprächsnotizen strukturieren, Vorgänge dokumentieren, Formulare vorbereiten.
• Online-Präsenz: KI-gestützte Chatbots beantworten Anfragen auf der Website auch nachts und am Wochenende.
• Interne Kommunikation: Zusammenfassungen, E-Mail-Entwürfe, interne Berichte schneller erstellen.
• Recherche und Wissen: Behördenanforderungen, regionale Vorschriften, aktuelle Gesetze – KI kann als schnelle Informationsquelle dienen.

Doch: Der Nutzer muss auf eine gesetzeskonforme Nutzung achten, also z.B. das Einverständnis einholen, wenn Gespräche zum Erstellen von Notizen mitgeschnitten werden.

Was KI nicht kann und nie können wird: den Menschen ersetzen, der neben dem Angehörigen sitzt. Das bleibt die Kernkompetenz des Bestatters – und KI schafft mehr Raum dafür.

Was mir auf der Befa 2026 auffiel: die Nüchternheit, mit der das Thema KI diskutiert wurde. Keine Hysterie, keine blinde Begeisterung. Eher ein pragmatisches Interesse – Wo hilft es? Was kostet es? Wie sicher ist es?

Eine vernünftige Haltung. KI ist kein Allheilmittel. Doch sie ist ein Werkzeug, das – richtig eingesetzt – Zeit freischaufeln kann für das, was in der Bestattungsbranche wirklich zählt.

Mehr Zeit für Menschen.

so Christian Lang. Ich glaube, da hat er recht.