TODTAL-KI-SYMPOSIUM – VERANSTALTUNGSVertiefung – Portraits

Strategien gegen Zeitfresser: Was Matthias Gerdesmeiers KI-Stift für Bestatter bedeutet

Wie ein KI-Stift bei Holzgestalten by Gerdesmeier den Zeitfresser löst

„Zeitfresser beseitigen“ – so nannte Matthias Gerdesmeier von Holzgestalten by Gerdesmeier das Grundproblem, das er mit KI in seinem Betrieb löst. Sein Werkzeug dafür ist unspektakulär: ein Stift.

Gerdesmeier zeigte KI in der Praxis, ein Projekt aus seinem eigenen Betrieb: Mit dem KI-Aufnahmestift Plaud verwandelt er gesprochene Notizen automatisch in Angebotsbausteine. Entwickelt hat er das im Rahmen der Initiative KIDIHA gemeinsam mit dem Fraunhofer-Institut – also nicht als Bastelprojekt, sondern mit wissenschaftlicher Begleitung. Auf die Frage, was sich davon eins zu eins auf die Bestattungsbranche übertragen lässt, gab er ehrlich zu: Das lasse sich pauschal gar nicht sagen. Aber das dahinterliegende Prinzip – Prozesse praktisch zu definieren und über KI-gesteuerte Abläufe zu automatisieren, um Kapazität für das Eigentliche zu gewinnen – gelte für viele Berufe.

Plaud stellt Aufnahmegeräte her, kleine, kreditkartengroße Aufnahmegeräte (aktuell die Modelle Note und Note Pro). Diese Geräte können Gespräche aufzeichnen und über eine App transkribieren und zusammenfassen – auf Wunsch angebunden an gängige KI-Modelle. Ursprünglich wurden die Geräte entwickelt für Berufstätige speziell für Meetings, Anrufe und Interviews: Ein Knopfdruck startet die Aufnahme, danach übernimmt die KI Transkription und Strukturierung. Genau dieses Prinzip hat Gerdesmeier auf sein Handwerk und seine Arbeitspraxis übertragen: Er nimmt Kundengespräche (mit Einverständnis) auf und eine KI erstellt daraus automatisch die Bausteine für ein Angebot an den Kunden. Dabei ist im Vorfeld der Prozess vom Gespräch zum konkreten Angebot zu definieren. Hier liegt auch die große Herausforderung bei der Implementation der KI-Anwendung.

Der Nutzen entsteht hier nicht durch ein großes KI-Projekt oder eine neue Software-Strategie, sondern indem ein konkreter Engpass im Arbeitsalltag „automatisiert“ wird: das Gespräch mitschreiben und in eine verwertbare Form bringen. Es geht also weniger um „Wir brauchen eine KI-Strategie“, sondern vielmehr „Welches Nadelöhr in unserem Ablauf lässt sich mit einem einzelnen Werkzeug beseitigen, so daß wir mehr Zeit und Energie für wichtigere Aufgaben haben?“

Nicht der Stift selbst ist die Problemlösung – sondern das Prinzip „Sprache statt Formular“. Für einen Bestattungsbetrieb ließe sich das so denken:

• Das Beratungsgespräch mit den Angehörigen wird (mit ausdrücklicher Einwilligung!) aufgenommen.
• Die KI erstellt daraus ein strukturiertes Gesprächsprotokoll – wichtig für die eigene Dokumentation und für Rückfragen im weiteren Ablauf.
• Aus denselben Notizen lässt sich ein erstes Gerüst für Traueranzeige oder Trauerdruck-Text ableiten, das der Bestatter dann überarbeitet und freigibt.

Interessant ist das vor allem für kleinere Betriebe, in denen der Bestatter selbst zwischen Beratung, Organisation und Schreibarbeit pendelt. Gerdesmeiers Erkenntnis aus dem eigenen Implementationsprozess: Es brauche Zeit, Motivation, Verantwortung. Wichtig dabei sei aber auch eine realistische Erwartungshaltung: Plaud und die dahinter stehende KI-Anwendung bedeute zunächst persönlichen Aufwand und auch Kosten. Doch wer die Zeit, die Energie und den Willen investiere, der Gewinne auf lange Sicht viel. Er wies auf das Problem der „Abo-Falle“ hin, bei der die Kosten zwar da seien, je nach Paket aber bewältigbar – der Nutzen überwiege aus seiner Sicht bei Weitem. Es sei keine Wunderlösung, doch ein spürbarer Zeitgewinn und eine echte Entlastung von ungeliebten und aufwendigen Aufgaben.

 Nächste Vertiefung: Volker Blees und die Frage, wer im Betrieb was mit der KI darf.