KI UND TRAUER – PORTRÄTS VOM SYMPOSIUM

Ein Mensch stirbt. Was tut das Unternehmen?

Todesfall im Unternehmen: Plötzlicher Tod, betriebliche Verantwortung und die Frage nach einem angemessenen Abschied

Manche haben es schon in der Nacht gehört. Heute Morgen ging die Nachricht vom Tod Hubert Aiwangers durch die deutsche Presselandschaft. Der bayerische Wirtschaftsminister und stellvertretende Ministerpräsident ist überraschend gestorben.

Eine Nachricht, bei der viele wohl erst einmal innegehalten haben. Sich hingesetzt, zurückgelehnt, noch einmal nachgelesen haben: Kann das sein?

Gestern war dieser Mensch noch selbstverständlich da. Heute ist er tot.

Ein Schreckmoment für viele – auch für Menschen, die ihn persönlich nicht gekannt haben. Unabhängig davon, wie sie politisch zu ihm standen.

Für seine Angehörigen, Freunde und Weggefährten ist dieser Tod keine Nachricht unter vielen. Er verändert ihr Leben. Für diejenigen, die mit ihm gearbeitet und Verantwortung geteilt haben, stellt sich zugleich eine Frage, die zunächst fast unpassend erscheint und doch beantwortet werden muss:

Was tun wir jetzt?

In meiner Tätigkeit als Fachautorin und Beraterin unterstütze ich Bestatter, aber auch Unternehmen bei Trauerfällen und Fragen der Trauerkultur. Die Frage „Was tun wir jetzt?“ begegnet mir dabei immer wieder.

Denn ein plötzlicher Todesfall trifft nicht nur einzelne Menschen. Er trifft auch Beziehungen, Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten.

Eine Kollegin kommt nicht zurück. Ein Mitarbeiter, der gestern noch angerufen hat, wird nicht mehr antworten. Eine Führungskraft fehlt bei einer Entscheidung, die nun ohne sie getroffen werden muss.

Die Betroffenen müssen begreifen, was geschehen ist. Und gleichzeitig sollen sie handeln.

Wo Absprachen und Leitfäden fehlen, müssen sie jetzt improvisieren. Nicht, weil ihnen der Respekt fehlt. Sondern weil sie nie darüber gesprochen haben, was in einer solchen Situation geschehen soll. Das galt zuvor vielen als hypothetisch oder sogar pietätlos. – Das Problem ist nun, gerade dann, wenn das Unternehmen Sicherheit braucht, muss es diese erst herstellen. 

Wird der Tod einer prominenten Persönlichkeit öffentlich, dann erfahren viele gleichzeitig davon. Medien fragen nach, Stellungnahmen werden erwartet, persönliche Erinnerungen werden geteilt.

Von dem Tod eines Mitarbeiters ohne öffentliche Funktion erfährt meist nur ein kleinerer Kreis. Doch das macht den Verlust für diesen Kreis nicht kleiner.

Die Kollegin aus der Buchhaltung sah stets, wenn es jemandem schlecht ging. Den Mitarbeiter aus der Werkstatt fragten vielleicht alle um Rat. Ein Rentner hat das Unternehmen möglicherweise über Jahrzehnte geprägt  – auch noch im Ruhestand.

Ist eine Führungsposition betroffen können mehr organisatorische Entscheidungen notwendig sein. Eine öffentliche Funktion kann mehr Kommunikation nach außen verlangen. Aber beides sagt noch wenig darüber aus, wie tief Menschen im Unternehmen von diesem Tod getroffen sind.

Die erste Frage lautet deshalb nicht: Welche Position hatte die Person?

Sondern: Wer empfindet den Verlust  – und was brauchen diese Menschen jetzt?

Unternehmen erfahren von einem Todesfall auf verschiedenen Wegen. Mal werden sie durch Angehörige informiert, mal durch Beschäftigte, mal – wie im Fall Hubert Aiwangers – über die Presse. Manchmal auch zufällig: durch eine weitergeleitete Nachricht oder eine Traueranzeige. Bevor Sie die Information weitergeben, sollten Sie prüfen, woher sie stammt.

Das bedeutet nicht, Angehörige nach Beweisen zu fragen. Wenn die Familie unmittelbar mitteilt, dass ein Mensch gestorben ist, ist nichts mehr nachzuprüfen. Dann nehmen Sie diese Nachricht entgegen und sprechen Ihr Mitgefühl aus. Die Einzelheiten der Todesursache brauchen Sie für die betriebliche Reaktion nicht, doch häufig ist es sinnvoll zu fragen, was geschehen ist. Viele Angehörige wollen darüber sprechen. Ist das der Fall, dann lassen Sie das zu.

Anders ist es, falls ein Überbringer sagt: „Ich habe gehört, dass …“ Dann ist eine ruhige Rückfrage angemessen:

„Woher stammt die Information? Haben Sie selbst mit der Familie gesprochen oder wurde Ihnen die Nachricht weitergeleitet?“

Klären Sie das zunächst intern. Beauftragen Sie eine Person mit der weiteren Nachprüfung. So vermeiden Sie, dass mehrere Menschen unabhängig voneinander bei der Familie anrufen. Das kann für die Hinterbliebenen belastend werden.

Auch eine Traueranzeige sollten Sie sorgfältig prüfen. Handelt es sich tatsächlich um den ehemaligen Kollegen oder die frühere Kollegin – oder nur um einen Menschen mit demselben Namen?

Informationen zu prüfen ist keine Gefühlskälte. Es schützt davor, eine falsche Todesnachricht zu verbreiten. Stellen Sie sich vor, Sie würden jemanden fälschlich für tot erklären….

Wenn Sie sich über den Todesfall rückversichert haben, gilt es, sich intern zu koordinieren. Verständigen Sie sich darüber, wer informiert werden muss: das unmittelbare Team, die gesamte Belegschaft, frühere Kolleginnen und Kollegen, Kunden und Geschäftspartner? Die Antwort hängt von der Position, der Beziehung und vom Informationsbedarf ab.

Beim Tod einer Mitarbeiterin ist das direkte Arbeitsumfeld besonders betroffen. Beim Tod einer Führungskraft müssen zusätzlich Zuständigkeiten geklärt werden. Geschäftspartner brauchen vor allem eine verlässliche Ansprechperson – nicht sämtliche persönlichen Hintergründe. Beim Tod eines ehemaligen Mitarbeiters kann es angemessen sein, gezielt diejenigen anzusprechen, die ihn noch kannten.

Informieren Sie das unmittelbare Team möglichst persönlich. Dafür braucht es keine ausgearbeitete Rede.

„Wir haben heute erfahren, dass unser Kollege … gestorben ist. Die Nachricht trifft uns sehr. Wir wissen, dass jetzt viele Fragen entstehen. Nicht alle können wir schon beantworten. Wir klären zunächst gemeinsam, was aktuell zu veranlassen ist.“

Auch wenn die Nachricht bereits durch die Medien oder private Kontakte bekannt wurde, ist diese Ansprache nicht überflüssig. Sie zeigt, dass das Unternehmen den Verlust wahrnimmt und Verantwortung übernimmt. Es ignoriert nicht, es sitzt nicht aus, es reagiert.

Denken Sie dabei auch an Beschäftigte im Homeoffice, im Außendienst oder in anderen Bereichen. Persönliche Ansprache und eine ergänzende schriftliche Information schließen sich nicht aus.

Ein Todesfall löst im Unternehmen viele Fragen aus. Diese Fragen sollten nicht unreflektiert bei der Familie landen: Die Personalabteilung benötigt Unterlagen, die Führungskraft möchte über einen Nachruf sprechen, Kolleginnen fragen nach dem Termin für die Bestattung, ein Anderer möchte persönliche Besitztümer übergeben. Jede einzelne Anfrage ist nachvollziehbar. Zusammen werden sie zur Belastung.

Benennen Sie deshalb eine feste Kontaktperson. Sie bündelt die Anliegen und unterscheidet zwischen dem, was dringend ist, und dem, was warten kann.

Im ersten Gespräch geht es nicht darum, eine Liste abzuarbeiten.

„Die Nachricht hat uns sehr getroffen. Es tut mir, es tut uns sehr leid. Ich bin Ihre Ansprechperson im Unternehmen. Ich versuche Ihnen die beruflichen Aufgaben zu erleichtern, damit Sie nicht mit verschiedenen Stellen sprechen müssen.“

So formulieren Sie ein konkretes Angebot. Ebenso wie die Zusage, Unterlagen zusammenzustellen oder die spätere Übergabe persönlicher Gegenstände einvernehmlich zu vereinbaren.

„Melden Sie sich, wenn Sie etwas brauchen“ ist freundlich gemeint. Hilfreicher wird es, wenn die Familie erkennen kann, welche Unterstützung tatsächlich möglich ist.

Trauer und betriebliche Verantwortung lassen sich nicht trennen. Sie laufen Hand in Hand. Es gibt Fristen. Kunden warten auf eine Antwort. Entscheidungen können nicht unbegrenzt liegen bleiben.

Deshalb muss das Unternehmen intern klären, was weiterläuft und was vorerst zurückgestellt werden kann:

• Was muss heute erledigt werden?
• Was lässt sich verschieben oder absagen?
• Wer übernimmt vorläufig welche Aufgabe?
• Wovon wird diese Person dafür entlastet?

Diese Entscheidungen sind wichtig und sie können nicht unter Pietätsgesichtspunkten getroffen werden.

Eine vorläufige Vertretung bedeutet nicht, dass ein Mensch ersetzt wäre. Sie kann dazu beitragen, zusätzlichen Druck vom Team zu nehmen. Verletzend wird Organisation dort, wo sie über den Verlust hinweggeht: Der Schreibtisch wird geräumt, die Aufgaben werden verteilt, und niemand spricht darüber.

Auch offene Vergütungsfragen und mögliche Hinterbliebenenleistungen müssen Sie klären. Lassen Sie fachkundig prüfen, welche Ansprüche bestehen und welche Unterlagen benötigt werden. Vorschnelle Versprechen helfen der Familie ebenso wenig wie unverständliche Verwaltungsroutine.

Was ist angemessen? Eine Karte? Blumen? Ein Kondolenzschreiben? Ein Nachruf? Die Teilnahme an der Bestattung?

Jeder Todesfall ist besonders und verlangt angemessene Reaktionen. Aber jede Geste sollte erkennen lassen, dass dieser und nicht jeder beliebige Mensch gemeint ist.

Kondolenzschreiben oder Nachrufe, die sich auf Allgemeinplätze beschränken, bleiben bei Außenstehenden und mehr noch bei den Hinterbliebenen unangenehm in Erinnerung. Fragen Sie sich: Was wurde an diesem Menschen geschätzt? Was hat er beigetragen? Woran werden sich die Kolleginnen und Kollegen erinnern?

Das gilt auch für ehemalige Beschäftigte. Eine Pensionierung beendet ein Arbeitsverhältnis, nicht zwangsläufig die Verbundenheit.

Eine persönliche Kondolenz, ein abgestimmter Blumengruß oder die Teilnahme durch eine Vertretung können angemessen sein. Vielleicht passt auch ein Nachruf in der Mitarbeiterzeitung oder einer Tageszeitung. Eine große Gedenkveranstaltung ist dagegen eher selten. Entscheidend ist die Beziehung – nicht die Größe der Geste.

Nicht jeder Todesfall gehört außerdem auf die Unternehmenswebsite oder in die sozialen Medien. Fragen Sie sich vor einer Veröffentlichung: Wen möchten wir erreichen? Welche Verbindung hatte diese Öffentlichkeit zu dem Menschen? Was ist mit den Angehörigen abgestimmt?

Und auch: Würdigen wir gerade den Verstorbenen – oder präsentieren wir vor allem uns selbst als mitfühlendes Unternehmen?

Bei einer prominenten Persönlichkeit kann eine öffentliche Erklärung erforderlich sein. Dann sollten Anfragen gebündelt und offizielle Mitteilungen abgestimmt werden. Beim Tod eines Mitarbeiters ohne öffentliche Funktion kann eine interne Würdigung viel angemessener sein. Ein persönlicher Brief an die Familie ist nicht weniger wert, nur weil er nicht öffentlich ist.

Was tun wir jetzt? Diese Frage stellt sich Unternehmen nach einem Todesfall, und selten ist jemand darauf vorbereitet. Bestatter kennen genau diese Situation. Sie erleben die ersten Stunden der Angehörigen, sie kennen Abläufe, Formalitäten und Fristen. Das ist Wissen, das Betrieben, Vereinen und Verbänden in der Regel fehlt.  Sie können helfen, wenn Unternehmen rätseln: Wen informieren wir, und wie? Was braucht die Familie jetzt? Wer kann uns helfen?

Daraus ergeben sich drei beratende Rollen:

• Ansprechpartner im Ernstfall: Ein kurzes Gespräch, in dem der Bestatter einordnet, was jetzt ansteht und was warten kann, entlastet ein Unternehmen sofort, nicht nur Hinterbliebene.
• Vorbereitung vor dem Ernstfall: Bestatter können Unternehmen unterstützen, wenn ein Leitfaden für solche Schicksalsschläge entwickelt werden sollen: wer informiert, wer hält Kontakt zur Familie  und wer entscheidet über Anzeige und Teilnahme.
• Brücke zur Familie: Der Bestatter kann vermitteln, wenn Unternehmen und Angehörige sich abstimmen, etwa bei der Teilnahme von Kolleginnen und Kollegen, einer Trauerrede durch einen Unternehmensrepräsentanten oder bei der Übergabe persönlicher Dinge.

Eines sollten Bestatter dabei im Blick behalten: Beratung vor dem Ernstfall ist keine Auftragsakquise, und Unternehmen merken den Unterschied. Wer begleitet, statt zu verkaufen, wird im Ernstfall als Erstes angerufen.

Nach der Trauerfeier kehrt der Mensch nicht zurück.

Das klingt ziemlich banal. Doch im  Alltag ist genau das nicht mehr banal. Immer wieder wird die Lücke  neu spürbar: bei einer Rückfrage, beim gemeinsamen Mittagessen, bei einer Aufgabe, die bisher selbstverständlich erledigt wurde. Wie die Hinterbliebenen kann auch der Kollegenkreis tiefe Trauer durchleben.

Bleiben Sie deshalb aufmerksam. Erkundigen Sie sich auch noch nach dem akuten Trauererlebnis nach dem Befinden und der Arbeitsbelastung im Kreise der betroffenen Kollegen. Geben Sie Erinnerungen Raum, ohne ein Gespräch zu verlangen oder zu erwarten. Auch für einen betrieblichen Abschied gilt: Er ist ein Angebot. Niemand muss durch eine Rede, einen Kondolenzbucheintrag oder die Teilnahme an einem Ritual zeigen, wie betroffen er ist.

Kein Leitfaden nimmt einem Unternehmen die Erschütterung ab. Aber er kann verhindern, dass in diesem Moment jede Zuständigkeit neu definiert werden muss.

Wer nimmt Kontakt auf? Wer informiert? Wer entscheidet über eine Traueranzeige oder eine Beteiligung an der Bestattung? Wie werden ehemalige Beschäftigte berücksichtigt?

Wenn Sie sich darüber vorab Gedanken gemacht haben, dann müssen Sie nicht improvisieren. Vorbereitung führt zu Handlungssicherheit. Damit organisatorische Unsicherheit nicht zu dem hinzukommt, was Menschen ohnehin tragen müssen.

Ich unterstütze Bestatter und Unternehmen bei Trauerfällen und bei der Entwicklung einer tragfähigen Trauerkultur. Dazu gehört, die Situation der Menschen zu verstehen – und daraus konkrete, passende Handlungsmöglichkeiten zu entwickeln. Mehr dazu in der Themenwelt Trauerkultur für Bestatter oder im Beratungsgespräch. Falls ich sie dabei unterstützen kann – gerne.